Planering Ornö Triathlon 2027

✓ Ansvarig utsedd ? Ansvarig saknas

Tävlingsledning ?

Tävlingsledningen har det övergripande ansvaret för Ornö Triathlon. Det innebär framför allt att bestämma årets upplägg, fördela ansvaret och se till att de olika delarna fungerar tillsammans.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Fastställa årets upplägg: datum, avgifter, starttider, vuxenklasser, barnklasser och startordning.
  • Fördela huvudansvarsområden och säkerställa att alla kritiska delar har en ansvarig.
  • Kontrollera färjetider och anpassa framför allt vuxenstarten vid behov.
  • Stämma av med samtliga delansvariga inför loppet.
  • Hantera övergripande frågor och beslut som uppstår inför och under tävlingen.
  • Dokumentera erfarenheter och förändringar inför nästa år.

Information och kommunikation ✓ / ?

Här samlas informationen till deltagare, funktionärer och övriga MIF-medlemmar. Det omfattar både den permanenta informationen på MIF:s webbplats och kommunikationen inför och efter årets lopp.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Ansvara för triathlonsidan på MIF:s webbplats. Christina Falk
  • Ta fram och uppdatera tävlingskartan. Anna Carlsund
  • Publicera permanent information om bana, regler, säkerhet, trafikregler och deltagarnas eget ansvar att känna till banan. Christina Falk
  • Publicera årets datum, tider, avgifter, anmälan och eventuella förändringar. Christina Falk
  • Affischera och informera via Facebook och andra relevanta kanaler.
  • Skapa och publicera banvideo.
  • Vara speaker och hjälpa till med information, upprop och startinformation. Åsa Husberg
  • Publicera resultat (efter kontakt med resultatansvarig)

Bana och tävlingsområde ?

Ansvarar för att banan går att följa och att tävlingsområdet är praktiskt förberett. Arbetet omfattar både kontroll av banans skick, skyltning och uppbyggnad före loppet samt rivning efteråt.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Kontrollera spår, stigar, spänger och banans skick. Se till att det åtgärdas om det behövs.
  • Kontakta ansvarig för bommen vid genvägen.
  • Sätta upp cykelställ.
  • Tydliggöra växlingszonen mellan cykling och löpning.
  • Markera tydligt var barn respektive vuxna går upp ur vattnet.
  • Sätta upp målflaggor/beachflaggor och slutlig skyltning.
  • Ta bort cykelställ. målflaggor och beachflaggor efter loppet.

Följande punkter är önskvärda, och brukar ordnas, men kan hoppas över i en variant där vi ger alla tävlanden utförlig ban-information och påtalar att det är varje deltagares eget ansvar att hitta rätt.

  • Kontrollera särskilt vägvisning vid Hamnbacken, genvägen samt Gamla kiosken/Konvaljeholmen.
  • Förbereda skyltar, snitslar och annan banmarkering.
  • Ta bort skyltar och snitslar från banan efter loppet.

Anmälan och deltagaradministration ✓

Ansvarar för deltagarlistor, nummerlappar och själva anmälan dagen före loppet. Här ingår även att ge deltagarna den information de behöver inför starten.

Ansvarig 2027: Eva Carlsund

Checklista / deluppgifter ↓
  • Ansvara för anmälan och deltagaradministrationen.
  • Förbereda nummerlappar/startnummer, startgrupper, anmälningsunderlag och betalningsinformation.
  • Genomföra anmälan/informationsmötet och dela ut nummerlappar.
  • Informera deltagarna om regler, bana, avanmälan och rutiner om man bryter.
  • Hantera sena anmälningar och förändringar och meddela tidtagningen.

Tidtagning och resultat ✓

Ansvarar för att deltagarlistorna är korrekta, att tider registreras och att det finns kontroll över vilka deltagare som fortfarande befinner sig ute på banan.

Ansvarig 2027: Anna Carlsund

Checklista / deluppgifter ↓
  • Ansvara för tidtagning och resultat.
  • Ordna tillräcklig bemanning för tidtagningen.
  • Förbereda aktuella start- och deltagarlistor.
  • Registrera tider och hålla reda på deltagare som inte startar eller bryter.
  • Kontrollera resultaten och ta fram resultatlista.

Barntriathlon ?

En ansvarig behövs som håller ihop Barntriathlon och har den övergripande bilden och har kontakt med den / de som har deluppgifterna.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Informera föräldrar tydligt om kravet på funktionär från deltagande familjer.
  • Fördela barnfunktionärer och samla telefonnummer.
  • Dela ut funktionärsvästar och information.
  • Hålla genomgång med barnfunktionärerna före första start.

Säkerhet och Kvast på plats ?

Kvast på plats är en person som under loppet är vid målområdet och kan kontaktas av funktionärer, eller andra, på banan. Om något händer är denna person ansvarig för att delegera till andra att hjälpa till. Nästan alla är hjälpsamma, så krav på denna person är framför allt att våga fråga och kunna agera snabbt.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Ta fram kontaktvägar och rutiner så att funktionärer snabbt kan rapportera problem eller deltagare som bryter.
  • Säkerställa sjukvårdsansvarig.
  • Kontrollera sjukvårdsväskan och säkerställa att den finns tillgänglig under loppet.
  • Säkerställa räddningsbåt och roddare under vuxensimningen.
  • Vara placerad i målområdet och ha tät kontakt med tidtagningen.
  • Hålla koll på att deltagarna kommer tillbaka från samtliga delsträckor och ta emot rapporter om deltagare som bryter.
  • Meddela tävlingsledning och tidtagning samt organisera sökning om någon deltagare saknas.
  • Ordna eventuell vattenstation vid Bodalsviken.

Samordna funktionärer ?

Här behövs någon som kan ringa runt till personer på en lista och fråga om de kan hjälpa till. Detta är rollen för dig som gillar att prata med folk.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Ta fram lista över tidigare funktionärer och kontaktuppgifter. Det finns sedan tidigare år listor med många telefonnummer.
  • Rekrytera funktionärer till samtliga kritiska roller.
  • Samla telefonnummer och göra aktuell funktionärslista med roller och placeringar.
  • Kontrollera att vuxenfunktionärer finns på rätt plats före start.
  • (Eventuellt) Ordna mindre tack/godis/choklad till funktionärer.

Prisansvarig ✓ / ?

Fixa priser till vinnarna! Här går det att vara kreativ, om man vill, eller förenkla avsevärt. Något pris ska vi ha, men det behöver inte vara som det alltid varit.

Checklista / deluppgifter ↓
  • Inventera kvarvarande medaljer, muggar och övriga priser.
  • Beställa medaljer. Karsten Husberg
  • Beställa eller komplettera muggar och övriga priser.
  • Beställa/hämta simborgarmärken om de ska användas.
  • (Eventuellt) Ordna kransar
  • Förbereda priser utifrån resultatlistan.
  • Ansvara för prisutdelningen.

Material och logistik ?

Här behövs någon eller några till praktiska, väldefinierade uppgifter. Är det du?

Checklista / deluppgifter ↓
  • Inventera nummerlappar och funktionärsvästar.
  • Kontrollera megafon och batterier.
  • Kontrollera skyltar, snitslar, beachflaggor, cykelställ, skruv och skruvdragare.
  • Ta fram triathlonpärm, äldre resultat och övrigt material till informationsmötet.
  • Samla in nummerlappar efter målgång.
  • Tvätta och sortera nummerlappar.
  • Återställa och lagra material på rätt plats inför nästa år.

Funktionärer

Utöver de ansvariga ovan behövs ett antal funktionärer på plats under loppen. Funktionärsamordnaren ser till att dessa finns.

Funktionärer ↓
Lopp Funktionär Uppgift
Barn Starter / upprop Samlar deltagarna, gör upprop, ger viktig information och startar respektive grupp. Meddelar tidtagningen om någon saknas eller starten blir försenad.
Barn Följesimmare Simmar tillsammans med barnen och håller uppsikt över deltagarna. Framför allt de yngre barnen bör ha flera följesimmare i vattnet.
Barn Medhjälpare vid simstart och strand Hjälper till vid startbryggan och när barnen kommer upp ur vattnet och ska vidare mot cykelväxlingen.
Barn Cykelväxling Håller ordning vid cyklarna och hjälper barnen att komma rätt in och ut ur växlingsområdet.
Barn Banfunktionärer – cykling Står vid korsningar och kritiska vägval, visar barnen rätt och reagerar om någon ramlar, får problem eller bryter.
Barn Cykelkvast Cyklar efter den sista deltagaren och ser till att inget barn blir kvar på cykelbanan. Rapporterar om någon bryter eller får problem.
Barn Banfunktionärer – löpning Står längs löpbanan och vid vägval, visar barnen rätt och håller uppsikt.
Barn Löpkvast Springer efter den sista deltagaren och ser till att alla kommer tillbaka från löpbanan. Rapporterar om någon bryter eller får problem.
Vuxna Starter / upprop Samlar deltagarna, gör upprop, ger viktig information och startar grupperna. Meddelar tidtagningen om någon saknas eller starten blir försenad.
Vuxna Följebåt / SUP Följer simmomentet från båt / SUP och kan ingripa om någon deltagare får problem i vattnet.
Vuxna Banfunktionär Hamnbacken / Gamla kiosken Visar deltagarna rätt vid kritiska vägval. Samma person kan eventuellt byta plats mellan ut- och återvägen.
Vuxna Banfunktionär vid genvägen Visar rätt vid genvägen om skyltningen inte bedöms vara tillräcklig.
Vuxna Cykelväxling Håller ordning i växlingsområdet och ser till att deltagarna följer rätt väg mellan cykling och löpning.
Båda Sjukvårdsansvarig Har tillgång till sjukvårdsväskan och kan hjälpa till vid skador och andra incidenter.
Båda Nummerlappsinsamling Tar emot nummerlappar från deltagarna efter målgång.
Båda Vattenstation Delar ut vatten vid Bodal. Detta är en extra funktion och behöver eventuellt inte finnas.
Båda Kranskulla Delar ut kransar om traditionen med kransar behålls.